BAB I
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN
DI
UD. SONY KRIAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi computer yang sangat pesat membawa imbas pada seluruh lapisan bidang usaha,sehingga komputerisasi dalam berbagai bidang sudah merupakan tuntutan yang mendasar dewasa ini. Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat diperlukan sebagai pertimbangan proses pengambilan keputusan selanjutnya.
Dalam hal ini, usaha dagang yang merupakan salah satu instansi penting dalam instansi lain juga membutuhkan pengolahan informasi yang optimal supaya memberikan pelayanan yang terbaik bagi instansi lain maupun konsumen. Keterbatasan yang dimiliki oleh pihak intern dalam penyajian informasi akan membawa pada ketidakpuasan dan ketidaknyamanan bagi pengguna jasa perusahaan.
Peningkatan jumlah persediaan bahan bangunan pada perusahaan UD. SONY Krian, mendorong kita untuk membuat suatu program PERSEDIAAN BARANG yang sudah terkomputerisasi. Dari data yang diperoleh bahwa untuk system persediaan barang pada UD. SONY ini masih menggunakan system manual sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama dalam pemrosesan data.
Untuk memberikan pelayanan yang baik, maka UD. SONY selalu melakukan terobosan-terobosan baru. Begitu juga dalam proses produksi sehari-hari, segala kebutuhan yang sifatnya continou selalu diambil dari gudang. Keberadaan gudang sebagai media penyimpanan memegang peranan penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan.
Dengan semakin efisien dan efektifnya kerja di bagian gudang, maka secara tidak langsung akan menunjang program peningkatan mutu pelayanan kepada para pelanggan. Satu-satunya cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses di bagian gudang adalah dengan menggunakan proses system informasi persediaan barang secara komputerisasi.
Dengan adanya system informasi yang terkomputerisasi pihak manajemen perusahaan dapat menyajikan informasi dengan cepat dan akurat serta kinerja merekapun dapat dioptimalkan semaksimal mungkin, karena informasi yang dibutuhkanpun dapat diperoleh secara mudah dan cepat. Sehingga diharapkan usaha dagang didaerah Krian dapat meningkatkan pelayanannya. Antara lain dalam segi pengolahan informasi supaya usaha dagang tersebut dapat berkembang lebih maju dalam penyajian informasi seiring dengan semakin tingginya kesadaran usaha dagang lain akan pentingnya persediaan barang.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan dari latar belakang masalah maka dapat diketahui permasalahan yang ada, yaitu:
1. Bagaimana memberikan informasi tentang persediaan barang yang ada dalam gudang?
2. Bagaimana memberikan informasi tentang transaksi penjualan dan pembelian barang?
3. Bagaimana menyajikan laporan persediaan barang?
1.3 Batasan Masalah
Dengan munculnya permasalahan-permasalahan tersebut, proses perancangan dan pembangunan system informasi persedian barang dagangan yang baru serta implementasinya untuk menyediakan suatu system yang efektif , efesien dan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat, maka permasalahan-permaslahan itu dibatasi pada :
1. Sistem yang dibuat adalah sistem informasi persediaan barang dagangan yang terdiri dari penerimaan dan pengeluaran barang melalui penjualan dan pembelian.
2. Sistem informasi ini digunakan untuk pengontrolan stok barang terhadap transaksi pembelian, penjualan, dan pemesanan barang.
3. Sistem yang dibuat ini tidak meliputi proses pembayaran pada transaksi-transaksi penjualan dan pembelian barang yang dilakukan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan system informasi ini adalah:
a. Menyajikan pemrosesan data tentang barang yang masuk dan yang keluar dengan cepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan informasi sesuia dengan kebutuhan UD.SONY Krian.
b. Membuat system informasi yang dapat melakukan pengontrolan stok barang digudang sehingga dapat memberitahukan tentang jumlah stok barang yang ada digudang dengan cepat dan akurat.
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan proyek sistem informasi. Landasan teori yang akan dibahas ini meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan proyek system informasi.
2.1 Teori Yang Terkait Dengan Permasalahan
Dengan adanya permasalahan yang timbul dalam sistem di perusahaan, maka teori yang terkait dengan permaslahaan dapat dilihat sebagai berikut :
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut George H. Bodnar:1995 adalah :
• Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
• Informasi adalah data yang berguna diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusa yang tepat.
Istilah system informasi menganjurkan pengguna teknologi computer dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai.
2.1.2 Arti Dan Peranan Persediaan
Pengertian dari persediaan dalam hal ini menurut Raymond McLeod, Jr, : 1998 adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam periode usaha yang normal.
Stok yang ada di perusahaan dapat dibedakan atas dua :
a. Barang dikirim oleh pihak supplier melebihi batas maximum, walaupun sebenarnya pihak perusahaan tidak memesan barang yang dikirim oleh pihak supplier tadi. Dalam hal ini supplier mengirimkan barang yang laris dipasaran sehingga diharapkan pihak perusahaan dapat menjual kepada pihak konsumen.
b. Barang dikirim oleh pihak supplier karena ada pesanaan dari pihak perusahaan itu sendiri.untuk mengatsi keadaan yang demikian, maka diperlukan gudang yang cukup luas untuk dapat menampung jumlah persediaan barang yang ada. Stok barang yang ada digudang haruslah ditata sedemikian rupa berdasarkan tipe barang untuk memudahkan didalam melakukan pemeriksaan fisik barang. Pembelian dan penjualan barang dalam system ini termasuk dalam persedian barang dagangan yaitu persediaan barang yang telah selesai diproses atu diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada costumer.
2.1.3 Jenis-Jenis Persediaan Barang
Berdasarkan pada halaman web :
http://shelmi.wordpress.com/2009/05/05/jenis-jenis- persediaan/
Jenis-jenis persediaan dalam suatu perusahaan menurut fungsinya dapat dibedakan atas:
1. Bath Stock/Lot Size Inventory adalah persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.
Keuntungannya:
a. Potongan harga pada harga pembelian.
b. Efisiensi produksi.
c. Penghematan biaya angkutan.
2. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3. Anticipation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan, atau permintaan yang meningkat.
Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolan yang berbeda, sehingga dapat dilihat dari jenis dan posisi barang. Persediaan menurut jenis dan posisi barang dapat dibedakan menjadi beberapa jenis:
1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang dugunakan dalam proses produksi.
2. Persediaan bagian produk atau komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap dijual atau dikirim kepada pelanggan.
Dalam Manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut pandang/pendekatan, yang antara lain dapat disampaikan sebagai berikut:
1. Menurut jenis
a. barang umum (general materials), barang jenis ini biasanya cukup banyak, pemakainnya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil. Dan penentuan kebutuhannya relatif gampang.
b. Suku cadang (spare parts), barang jenis ini macamnya sangat banyak, harganya biasanya lebih mahal, pemakaiannya tergantung dari peralatan, dan penentuan kebutuhannya lebih sulit.
2. Menurut harga
a. Barang berharga tinggi (high value items), barang ini biasanya berjumlah sekitar hanya 10% dari jumlah item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, dan oleh sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi.
b. Barang berharga menengah (medium value items), barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20% dari jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan cukup saja.
c. Barang berharga rendah (low value items), berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini biasanya berjumlah kira-kira 70% dari seluruh pos persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili 10% saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya menerlukan tingkat pengawasan rendah.
3. Menurut frekuensi penggunaan.
a. Barang yang cepat pemakaiannya atau pergerakannya (fast moving items), barang ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang lebih sering.
b. Barang lambat pemakaian atau pergerakannya (slow moving items), barang yang frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang dari sekian bulan tertentu, misalnya dibawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang tidak sering.
4. Menurut tujuan penggunaan
a. Barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO materials), barang ini sifatnya habis pakai, digunakan untuk keperluan pemeliharaan, perbaikan, atau reparasi dan operasi dan kalau pada suatu saat persediaan habis, operasi masih dapat berjalan sementara.
b. Barang program (program materials), barang yang sifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat produksi/kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Dan kalau pada suatu saat persediaan habis, kegiatan peusahaan akan langsung berhenti.
5. Menurut jenis anggaran.
a. Barang Operasi (operating materials), barang yang digunakan untuk keperluan operasi biasa, yang dianggarkan dalam anggaran operasi, dan apabila digunakan sebagai biaya, dan proses persetujuan anggarannya biasanya lebih cepat dan sederhana.
b. Barang investasi (capital materials), barang yang biasanya berbentuk peralatan dan digunakan untuk penambahan, perluasan, dan pembangunan proyek, atau sebagai asset perusahaan, dianggarkan dalam anggaran investasi, bukan dalam anggaran operasi, dan dibukukan dalam akun aset perusahaan, sedangkan biayanya dihitung dengan metode penyusutan sesuai dengan metode perhitungan yang telah ditentukan, dan proses persetujuan anggarannya biasanya lebih sulit dan lama.
6. Menurut cara pembukuan perusahaan.
a. Barang persediaan (stock items), jenis barang yang setibanya barang tersebut dari proses pembelian, dibukukan dalam akun “persediaan barang perusahaan” dan barangnya sendiri disimpan digudang persediaan. Setelah barang tersebut digunakan oleh suatu bagian, baru dibebankan pada akun bagian yang bersangkutan. Penggunaan barang ini berulang-ulang, sehingga memang perlu disediakan digudang.
b. Barang dibebankan langsung (direct charged materials), jenis barang yang setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan kebagian yang akan menggunakan. Barang jenis ini memang biasanya tidak disediakan dalam persediaan, karena jarang sekali digunakan.
7. Menurut hubungannya dengan produksi
a. Barang Langsung (direct materials), jenis barang yang langsung digunakan dalam produksi, yang akan menjadi bagian dari produk akhir. Jadi bahan mentah, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang komoditas (barang jadi) termasuk dalam kategori ini.
b. Barang tidak langsung ( indirect materials), jenis barang yang tidak ada huungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan fasilitas yang digunakan dalam proses produksi. Yang termasuk dalam kategori ini adalah barang suku cadang, barang umum dan barang proyek.
Untuk dapat mengetahui besarnya persediaan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Besarnya persediaan pengaman ( safety stock)
Menurut Freddy Rangkuti “persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan/barang (stock out)”.
Ada beberapa factor yang menentukan besarnya persediaan pengaman, yaitu:
a. Penggunaan bahan baku rata-rata. Hal ini perlu diperhatikan karena ketika kita mengadakan pemesanan pengganti maka pemenuhan permintaan dari langganan sebelum barang yang dipesan datang harus dapat dipenuhi dari stock yang ada atau yang disimpan.
b. Faktor waktu. Lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan yang dipesan sampai pada bahan diterima digudang pesediaan.
c. biaya-biaya yang digunakan
2. Economic Order Quantity (EOQ)
Jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah. Menurut Bambang Riyanto “ EOQ adalah jumalh kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal ”.
Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini kita hanya memperhatikan biaya variable dari penyediaan persediaan tersebut.
3. Reorder Point
Suatu titik dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus dilakukan kembali, sehubungan dengan adanya leadtime dan safety stock.
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Sistem Persediaan Barang Dagangan Secara Manual Di UD.SONY
Pada UD.SONY pengolahan data persediaan barang pada bagian gudang yang melayani kebutuhan inventaris pada barang dagangan selama ini menggunakan sistem informasi secara manual sehingga proses tersebut sangat merepotkan. Selain itu pihak UD.SONY harus membuat laporan satu persatu dan menginputkan setiap datanya pada masing-masing laporan. Dibutuhkan kerja yang berulang untuk dapat membuat laporan tersebut, serta tidak efektif karena penginputan data yang sama dilakukan pada setiap laporan yang akan dibuat. Seberapa banyak laporan yang akan dibuat maka penginputan data dilakukan sebanyak laporan yang akan dibuat.
3.2 Kelemahan Sistem yang Lama
Dalam pelayanan bagian gudang di UD.SONY penggunaan sistem informasinya masih manual sehingga proses tersebut tidak dilakukan secara otomatis,sehingga dibutuhkan kerja yang berulang untuk dapat membuat laporan dan dalam pembuatan laporan data yang dimasukan secara satu per satu sehingga waktu yang digunakan kurang praktis dan cepat.
3.3 Dokumen Flow
Sistem Flow yang masih terdapat kesalahan
3.3 Solusi Secara Teknis
Pembuatan laporan data persediaan barang di UD.SONY dapat dipermudah cara kerjanya serta penghematan dengan sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat mempermudah dan mempersingkat pekerjaan dalam pembuatan laporan. Cukup dengan sekali penginputan data maka semua laporan yang dibutuhkan akan muncul dan langsung dapat dicetak.
3.4 Solusi Secara Biaya
Dengan penggunaan secara terkomputerisasi dapat menghemat biaya apabila dibandingkan dengan manual yang banyak menguras waktu dan biaya, sehingga lebih mengefisiensi keuangan perusahaan dengan menekan biaya operasional yang berkaitan dengan proses persediaan barang.
3.5 Solusi Secara Operasional
Dengan penggunaan komputerisasi cara kerja lebih efektif dan cepat sehingga memudahkan pekerjaan terutama dalam pembuatan laporan, sehingga tidak perlu lagi memasukan data satu persatu secara manual.
3.6 Rancangan Sistem
3.6.1 Contex Diagram
3.6.2 DFD level 0
3.6.3 DFD level 1
3.6.4 Diagram Berjenjang
3.6.4 Entity Relational Diagram
3.6.4.1 CDM
3.6.4.2 PDM
3.6.5 User Interface
